Nowoczesny system dla HR – jak wybrać?

W czasach pracy zdalnej, systemy HR powinny być dostępne na każdym komputerze z dostępem do Internetu przy jednoczesnej ochronie wrażliwych danych.

Ostatnie lata nie są łatwe dla pracowników działów HR. Wielu zostało zmuszonych do przejścia w tryb pracy zdalnej lub hybrydowej, co wprowadziło chaos i pogorszyło organizację w firmie, a zmiany związane z Polskim Ładem dolały oliwy do ognia.

Do tego wszystkiego dochodzą codzienne obowiązki. Rekrutacja, zliczanie godzin, przygotowywanie i wysyłka umów – każde z tych zagadnień zajmuje dużo czasu, szczególnie jeżeli ich wykonanie nie jest wspierane przez odpowiednie oprogramowanie.

Na rynku dostępne są narzędzia, które przyspieszają pracę działów HR. Problem polega na tym, że większość z nich skupia się na jednym obszarze działań. Aby efektywnie zarządzać całym łańcuchem procesów, potrzebujemy odpowiednich instrumentów wykorzystywanych na różnych etapach w jednym, łatwo dostępnym miejscu.

Kompleksowy system HR powinien zawierać w sobie funkcje wielu narzędzi, między innymi:

• onboardingu i offboardingu,

• kadrowo/płacowych,

• rekrutacyjnych (ATS),

• inwentarza,

• do komunikacji wewnętrznej,

• do obiegu dokumentacji.

• do zliczania czasu pracy,

• do zarządzania urlopami.

Kolejną ważną cechą nowoczesnych narzędzi typu HRIS są zaawansowane możliwości integracji. Niektóre programy występują w całej firmie i nie da się ich zastąpić, ale połączenie z nimi daje dużo korzyści m.in. łatwiejszy i szybszy przepływ informacji, eliminuje możliwość zgubienia danych podczas przenoszenia ich z jednego programu do drugiego.

System do HR powinien wspierać działy kadrowe każdego dnia. Dzięki formule jednej platformy używanej przez różne działy, komunikacja, obieg dokumentacji i wiedza o prowadzonych procesach są dostępne w każdym momencie i z każdego miejsca przez osobę do tego uprawnioną.

Poniżej grafika przedstawiająca klasyczny cykl życia pracownika w firmie:

Nasuwa się jeden wniosek. Aby efektywnie zarządzać łańcuchem procesów, potrzebujemy odpowiednich instrumentów wykorzystywanych na różnych etapach.

Takim właśnie narzędziem jest www.hrpanorama.pl. Zobacz, w jaki sposób wspiera pracowników działu HR od rekrutacji nowych pracowników do zakończenia współpracy z nimi.

Cykl życia pracownika rozpoczyna się przed zatrudnieniem. Z punktu widzenia działu HR, to rekrutacja jest początkiem kontaktu z potencjalnym członkiem zespołu. Jest to proces, który często trwa długo, co oznacza, że praca na odpowiednim oprogramowaniu HR daje szansę na jego usprawnienie.

Tworzenie ofert pracy to pierwszy z procesów, który warto zautomatyzować, aby oszczędzić czas. Narzędzia takie jak HRPanorama pozwalają stworzyć ofertę pracy w kilka minut, a do tego opublikować ją na portalach rekrutacyjnych w mgnieniu oka.

W rekrutacji biorą udział nie tylko pracownicy działu kadr, ale również członkowie innych zespołów. Ich opinia jest często niezbędna, aby rzetelnie ocenić kandydatów. Odpowiednie narzędzie pozwoli na lepszy przepływ informacji między działami, co usprawni organizację wewnątrz firmy. Absolutnym musthave’em jest posiadanie wspólnego kalendarza rekrutacyjnego oraz graficznego przedstawiania procesu tj. kanban. A wykorzystując dedykowaną stronę do publikacji ofert pracy możemy już na samym początku budowa świadomość kultury Swojej organizacji.

Wprowadzanie nowych pracowników w struktury firmy często bywa nie lada wyzwaniem, szczególnie przy coraz bardziej popularnym modelu pracy zdalnej. Nowoczesne narzędzia kadrowe pomagają przejść przez cały proces w sposób cyfrowy.

HRPanorama posiada szereg funkcji, które wspierają zarówno dział HR jak i nowo zatrudnionych pracowników w usprawnieniu procesu onboardingu w firmie:

• Szybkie tworzenie i wysyłka spersonalizowanych dokumentów do akceptacji i zapoznania się;

• Prezentacja firmy oraz zapoznanie się ze strukturą organizacyjną;

• Wyznaczanie Onboarding Buddy – osoby, która będzie przewodnikiem nowego pracownika;

i wiele innych.

W rezultacie, członkowie działu kadr mogą przygotować onboarding z wyprzedzeniem znacznie szybciej niż w przypadku tradycyjnego wdrażania. Wszystkie dokumenty wypełnione przez nową osobę znajdują się w jednym miejscu i łatwo je znaleźć. Świeżo zatrudnieni poznają najważniejsze informacje i będą w stanie szybko wejść w struktury nowej firmy.

Gdy onboarding dobiegnie końca i nowy pracownik wykona wszystkie niezbędne kroki, warto przyjrzeć się efektywności całego procesu. Raporty generowane w HRPanoramie pozwolą na właściwą analizę i wyciąganie odpowiednich wniosków na przyszłość.

Działy HR zajmują się wieloma aspektami codziennej pracy w przedsiębiorstwie. W momencie, gdy większość z tych aspektów można przyspieszyć lub kompletnie zautomatyzować, praca staje się łatwiejsza, a zaoszczędzony czas można przeznaczyć na inne czynności, które wymagają szczególnej uwagi.

Jakie funkcje oferują kompleksowe narzędzia takie jak HRPanorama?

• Intuicyjną obsługę kart czasu pracy.

• Wbudowany inwentarz do zarządzania firmowym sprzętem.

• Automatyczne wpisywanie nieobecności na podstawie kalendarza.

• Integrację z popularnymi narzędziami, takimi jak Google Calendar, Slack, MS Teams

• Integracje z programami płacowymi, takimi jak Comarch Optima czy Enova365

• Outsourcing procesów poprzez nadanie dostępu do wybranego modułu firmom trzecim (np. rekruterom, biuro kadrowym, etc.)

• Rozbudowane zarządzenie projektami

• Samoobsługowy portal dla pracowników

Wszystkie te funkcje współpracują ze sobą, jak również z innymi etapami cyklu życia pracownika, tworząc spójny i zorganizowany ekosystem HR.

Zakończenie współpracy wiąże się z wykonaniem ważnych obowiązków przez pracownika. Ich niedopatrzenie może skutkować poważnymi stratami dla firmy. Dlatego ważne jest, aby narzędzia HR monitorowały inwentarz pracowników oraz przypominały o wysłaniu lub wypełnieniu dokumentów.

Zarządzanie sprzętem oraz dopełnienie formalności przez odchodzących pracowników jest łatwiejsze, gdy wszystkie informacje znajdują się na jednej platformie a cały proces jest z góry przygotowany i dopasowany do stanowiska.

Oznacza to, że nie trzeba przechodzić między programami, co ułatwia dopilnowanie formalności związanych z offboardingiem.

Wykorzystywanie narzędzia typu HRIS nie ogranicza się tylko do zarządzania pracownikami. Wiele czynności, które działy HR wykonują ręcznie, można zautomatyzować przynajmniej częściowo.

Zamiast wypisywać urlopy ręcznie, można skorzystać z narzędzia, które dodaje je do kalendarza i uwzględnia automatycznie w karcie czasu pracy.

Zamiast przeglądać wszystkie CV, nawet te kompletnie nieodpowiednie, można sprawić, że system automatycznie będzie akceptował lub odrzucał takie, które zawierają wybrane przez Ciebie tagi.

Ustalanie ścieżki on i offboardingowej również może być zautomatyzowane. Ustawiasz ją raz, a modyfikacja i dostosowanie do innych nowo zatrudnionych zajmuje tylko chwilę. Resztę wykonuje za Ciebie program.

Każde z tych zadań z osobna nie oszczędzi wiele czasu, ale wszystkie z nich rozłożone w ciągu roku mogą okazać się olbrzymim wsparciem, który pozwala przeznaczyć Ci więcej czasu na inne aspekty swojej pracy.

Najlepsze narzędzie to takie, które możesz w pełni dostosować do swoich potrzeb. Poza wyborem ustawień, warto więc również zwrócić uwagę na możliwości personalizacji i rozwijania narzędzia na zamówienie.

HRPanorama dostosowuje się do Twoich wymagań poprzez dodawanie integracji na życzenie oraz tworzenie i rozwijanie nieobecnych dotąd funkcjonalności.

Nowoczesny system HR to nie tylko dokumenty, nieobecności i godziny czasu pracy. To system, który będzie twoim partnerem przy monotonnych zadaniach i wspomoże Cię na wielu płaszczyznach.

Ale przede wszystkim to system taki, który obsłuży cały proces życia pracownika w organizacji i ułatwi pracę jego użytkownikom.

HRPanorama spełnia powyższe wymagania. Łączy w sobie kompleksowość rozwiązań, łatwość obsługi oraz możliwość rozwoju i dostosowania do zmieniających się warunków w firmie.

Sprawdź, jak bardzo możesz przyspieszyć działania w Twoim zespole HR. Wejdź na hrpanorama.pl i dowiedz się więcej.

Artykuł partnera